El Equipo, el Tiempo y el Objetivo Común

Mi amigo y colega Luis Fernando Rivera - que eligió usar su nombre verdadero - pregunta:

Qué deberíamos hacer como líderes o como miembros del equipo para conseguir los objetivos rápidamente pero sin generar estrés ni presión?

Yo respondo:
Yo diría que el punto clave para el éxito será tus habilidades de percepción y estudio. Tendrás que ser atento el suficiente para entender qué exactamente motiva a los miembros de tu equipo y en cual fase de trabajo tu equipo se encuentra hoy.

Hablemos un poco sobre Motivación Organizacional. Existe una teoría que habla de 3 ejes principales que son: Valencia, Expectativa y Instrumentalidad. La primera significa el valor que damos al reconocimiento. La Expectativa es la creencia de que los esfuerzos están ligados a una buena performance. Y la Instrumentalidad es la creencia de que la buena performance está relacionada al reconocimiento, o sea, el instrumento que uso para llegar al reconocimiento es la performance. Parece algo muy obvio, pero una persona que no siente que sus esfuerzos generarán una performance digna de algún tipo de reconocimiento (interior o exterior), no estará motivada. Entonces tienes que buscar a entender cuales son los factores que mueven a tu gente. Ejemplo: si es una promoción, un aumento de sueldo, un reconocimiento en público... O en casos más actuales de nuestras vidas: Si es una buena nota, si es el titulo o solamente la satisfacción de aprender algo nuevo. Tenga eso en tu mente para lograr elegir bien tus discursos y influenciar positivamente cada miembro.

Cuando tengas eso claro, la idea es que sepas como combinar estas motivaciones para un objetivo común. Y para eso tendrás que saber determinar en cual Fase de Trabajo tu equipo se encuentra hoy. Como miembro de un equipo, podrás colaborar con tus colegas y ayudar a tu líder si tienes este conocimiento. Recordemos un poco cuales son ellas:



La definición creará un norte de cómo seguir adelante. Digamos que definiste que tu equipo está en la fase de Orientación. Mi consejo es que tienes que insistir en una meta común, ya que todos estarán corriendo uno para cada lado. Será importante mostrar lo que imaginas de resultados finales y cuales recompensas serán posiblemente distribuidas al final de la tarea. Hay que aprovechar la motivación que existe y darle la correcta dirección. La próxima fase, la fase de Conflicto, va a ser larga si no tratas la confianza y no motivas la aceptación de las diferencias. La mejor manera, es buscar acuerdos y usando los mejores talentos de cada uno, separe tareas y permita que cada uno tenga su parte en el plan de acción. Así, estarás caminando fácilmente de la fase de Normas a la tan esperada fase de Producción.

Note que es sumamente importante que además de definir la Fase, tienes que tener en cuenta cuales son las habilidades y aptitudes que los miembros de cada equipo. Este conocimiento te dará las herramientas necesarias para dividir bien las tareas e incentivar la confianza, ya que todos los miembros sabrán que cada uno está sumando al objetivo sus mejores competencias.

Cuando el tiempo es el enemigo, la optimización de ello se torna algo imprescindible. Luego, creo que no hay tiempo para desarrollos de debilidades y lo que llamamos de “gaps” en aptitudes… Cosas que uno desea mejorar en su manera de trabajar o en conocimiento. Cuando el tiempo es clave, la manera más inteligente es unir fuerzas y aprovechar lo que cada uno tiene de mejor y dejar los desarrollos para otra oportunidad. Seguramente vas a encontrar en tu equipo alguien más analítico y menos implantador. O al revés. También vas a encontrar personas con más experiencias que los demás y que aportan nuevas ideas con más facilidad – y no necesariamente son los líderes. La clave está en distribuir tareas de acuerdo con cada talento para que cada uno dé su mejor para que la fase de Producción, de velocidad de crucero, llegué lo más rápido posible.

Ahora, seguramente estás pensando lo siguiente: “Si necesito entregar los resultados en poco tiempo, qué hago si mi equipo está todavía en las primeras Fases de Trabajo? Los jefes de los jefes presionan por resultados y el equipo necesita de paciencia y tiempo para estructurarse.” - Lo que te digo sobre eso es que, dos de los principales roles de actuación de un líder es la negociación y defesa. Un líder, con la percepción y definición de la situación de su equipo, tiene que aprender a negociar mejores plazos y también a filtrar determinados tipos de presión. Entra aquí, el tema de la defesa. Un líder muchas veces tiene que funcionar como una barrera de presiones para que el progreso de su equipo ocurra de una manera constante y lo más libre posible de influencias negativas que puedan retrasar el proceso. Como líder, tienes que ser claro y objetivo al explicar porqué necesitas de más tiempo para entregar un resultado y retroalimentar a todos sobre sus evoluciones… Tanto al equipo, cuando a niveles más altos jerárquicos. Seguramente los que se encuentran en niveles superiores van a reconocer este líder como alguien serio y enfocado en el desarrollo de su gente individualmente y como un todo, además de enfocado en resultados. No hay mejor líder que este.

Pero, si la negociación del tiempo es imposible, entonces lo que te sugiero es la más perfecta transparencia. Pasando por explicaciones claras, objetivas y respondendo las siguientes preguntas:

1. Porque el plazo no es negociable?
2. Si no respetamos el plazo, cuales son las consecuencias?
3. Qué cada uno puede hacer para que el sentido de urgencia impacte a todos los miembros de igual y justa manera? (y permita que cada uno entregue propuestas de como puede contribuir)

Entonces ahora vas a decir “pero, es que todavía no soy líder”. Y te digo que eso no es motivo para que no fomentes lo que te comento arriba. Puedes hablar con tu jefe, realizar feedbacks, proponer cambios y entregarles consejos de manera cordial. Ejemplo: “Oye, yo veo que el equipo siente que estamos todavía en una fase de adquirir confianza en el trabajo del otro… Quizás sea una buena idea separar tareas de acuerdo con cada talento… Yo puedo cuidar de eso y él puede cuidar de la otra cosa, te parece?” – Nada es imposible y usar el poder de la influencia para algo bueno, es además de inteligente, totalmente estratégico.

Espero que este consejo te ayude! Saludos!

Feedback Negativo por Correo

Jovencita de Madrid, correo de 08.nov.2009 - pregunta:
Hola, tengo un empleado que trabajaba para mi y que en la semana pasada se trasladó a otro equipo en la misma empresa. Yo lo encuentro un empleado muy útil, inteligente y analítico. Seguramente en algunos meses más estaría listo para una promoción como jefe de su próprio equipo. Bue, lo que pasó es que ayer recibí un correo de este empleado y no sé lo que hacer. El correo decia lo seguiente:

"Aprovechando que estamos por seguir caminos distintos deseo entregarte un feedback. Intentaré comentarte de manera resumida los puntos positivos y negativos. De puntos positivos encuentro que: tienes una buena visión global del negócio, eres rápida en la toma de decisiones, tienes mucha experiéncia en temas relacionados a nuestro mercado, tienes un excelente imagen hacia la directoria y eres capaz de priorizar tareas y metas. Acerca de los puntos a mejorar te comento que: existe un cobro excesivo de performance de las personas, exigiendo aptitudes que no pertenecen al job description del cargo. En realidad esperas que el colaborador esté sobre-preparado para el cargo, lo que genera mucha desmotivación. Sobre este mismo punto, siento que actuas más como directora, que como gerente (tu real posición), lo que resulta en poca participación activa dentro de tu equipo. Un otro punto a desarrollar: cuando los resultados de tu equipo están malos, tus colaboradores están haciendo algo malo. Pero cuando los resultados están buenos, usted y todo tu equipo son eficientes y exitosos.

Personalmente, me siento triste por no haber tenido chances de me desarrollar en tu equipo, pues hemos tenido resultados muy buenos, mismo con algunas dificuldades. Sin embargo, te agradezco mucho la oportunidad de apredizaje y te deseo un futuro muy exitoso."

Acepto cualquier consejo! Gracias!

Yo respondo:
Veo que la jovencita está con extremas ganas de una promoción hacia un cargo superior. Sin embargo, el primer punto a discutir acá es lo seguiente: FEEDBACK. Es muy importante que sea el líder lo que solicita una reunión como esa. Si tu colaborador es quién lo solicita, miento, es quién te lo impone, tenemos un problema. Antes de cualquier Feedback es importante conocer las expectativas profesionales de cada colaborador y como puedes ayudarlo a alcanzarlas. Después de adquirir este conocimiento te sugiero organizar reuniones de Feedback por lo menos trimestralmente. Es importante que estas reuniónes ocurran con el tiempo necesário y en un local neutro para ambas partes. Y la técnica es simple: piensa en un sanduich. Lo que es bueno es el pan y la carne son los puntos a mejorar. Y reconozca. Reconozca los buenos resultados y hechos. Es importante para ellos y evita que transmitas un imagen de que usas tu equipo para tus metas particulares. Tenga en cuenta que tu eres responsable por tu equipo en los momentos buenos y malos. Y más, un buen líder se reconoce en situaciones criticas. Esta distancia en determinadas situaciones más difíciles me hacen creer que estás creando un ambiente de trabajo de energías negativas, donde tus colaboradores están caminando hacia un nivel de desmotivación perigloso.

Piensa que estos tipos de emociones, como la desmotivación, la sensación de desamparo de un líder son contagiantes. Tu interés como líder es siempre mantener el entorno de trabajo con buenas energías. Para eso, es necesário resolver conflictos y actuar proactivamente. Eventos, pausas divertidas, chistes, charlas motivadoras, reconocimientos en publico, feedbacks constantes... Todas estas herramientas crean un clima más atractivo y feliz. Vas a ver como eso se traduze en alta eficiencia y productividad.

Entonces, tarea número 1: auto-análisis. Aprovecha la alarma regalada a través de este correo para cambiar de estrategia. La primera cosa que debéis hacer es pensar porqué existe esa impresión de la gente acerca de ti. A mi me parece que tu sed de promoción está significando un traspaso de presión por resultados a todo tu equipo. Y eso, obviamente es malo. Concentrate en tu puesto hoy para hacerlo 100% bien. Todos los promovidos a nuevos puestos llevan cosas por desarrollar, es asi que aprendemos. Y eso vale también para tus colaboradores y sus futuras promociones. El equipo tiene que subir junto, me entiendes?

Tarea numero 2: Resolver conflictos. Organiza y pratica reuniones de feedback como te comenté. Para ayer. Es importante también no hablar tanto en lo que es malo, pero dar al colaborador las herramientas y consejos de como mejorar. Otra cosa: el feedback tiene dos vías. Al final de cada sesión debéis escucharlo también. Y reconozca, reconozca, reconozca.

Tarea numero 3: Agradezca el correo. No defenda tus actitudes. Solamente dile que va a analizar sus comentários y que deseas una reunión para hablar personalmente. Es asi que se empieza un contacto más próximo y empático con tus colaboradores.

Suerte!